Change Management
BAB
I
PENDAHULUAN
Teknologi
yang terdapat dalam sistem informasi memiliki manfaat yang sangat besar untuk
kelangsungan hidup suatu perusahaan. Manfaat dari teknologi informasi tersebut
adalah membantu perusahaan beroperasi
dengan efisien, efektif dan kompetitif. Namun pada saat yang sama di mana teknologi
dapat memberikan manfaat yang positif
bagi perusahaan, teknologi didalam sistem informasi juga dapat menyebabkan
permasalahan etika dan politik di perusahaan. Timbulnya permasalahan etika
disebabkan oleh kegiatan yang bersifat legal atau belum diatur di dalam
peraturan hukum yang berlaku. Sedangkan timbulnya permasalahan hukum disebabkan
oleh permasalahan yang bersifat tidak legal.
Adanya politik
informasi dalam sebuah perusahaan dapat menyebabkan kegagalan bagi perusahaan
yang menerapkan sistem informasi, yang di mana ketika informasi tersebut
menjadi dasar pengambilan keputusan dalam perusahaan tersebut maka politik
informasi akan muncul di dalamnya. Markus (1981) mengatakan bahwa suatu sistem informasi yang
merubah distribusi kekuasaan dan kekuatan di dalam organisasi akan ditolak oleh
mereka yang akan kehilangan kekuasaan atau kekuatannya. Untuk dapat mengatasi
penolakan atas perubahan tersebut maka orang-orang yang menolak penerapan sistem
informasi yang baru perlu diidentifikasikan.Ada tiga teori untuk mengetahui penyebab
adanya penolakan perubahan dan cara mengatasinya terhadap penerapan sistem informasi
yang baru antara lain teori orientasi sitem, teori orientasi manusia, dan teori
interaksi.
Terdapat juga model adopsi perubahan. Model
adopsi ini akan memberikan cara-cara untuk mengatasi perubahan antara lain
Lewin Schein Model dan Inovation Adoption Model yang di mana manajemen
perubahan adalah suatu upaya yang dilakukan oleh perusahaan untuk mengelola
akibat-akibat yang ditimbulkan karena terjadinya perubahan dalam organisasi, perubahan
ini dapat terjadi karena sebab-sebab yang berasal dari dalam maupun dari luar
organisasi tersebut. Tujuan dan manfaat dari manajemen perubahan tersebut
adalah manajemen perubahan bermanfaat bagi kelangsungan hidup perusahaan, tanpa
adanya perubahan maka dapat dipastikan perusahaan tidak akan bertahan lama.
Tujuan dilaksanakannya manajemen perubahan tersebut adalah agar perusahaan
dapat menjadi lebih dinamis dalam mengelola usahanya.
Pada kesempatan kali ini kami hanya akan
membahas model Lewin Schein dalam proses perubahan manajemen yang di mana pada
model ini terdapat tiga tahap model perubahan manajemen yaitu unfreezing, changing dan refreezing
serta contoh perusahaan yang menerapkan perubahan manajemen tersebut.
BAB
II
PEMBAHASAN
Faktor-faktor
Pendorong Perubahan
Perubahan selalu dibutuhkan pada
setiap organisasi, perubahan merupakan suatu hal yang tidak bisa dihindari dari
kehidupan karena perubahan merupakan suatu reaksi terhadap lingkungan pada suatu organisasi. Faktor
pendorong dari suatu perubahan dapat dipengaruhi dari faktor internal maupun
faktor eksternal.
Lingkungan internal
mempengaruhi organisasi terhadap cara organisasi melaksanakan
kegiatan-kegiatannya. Lingkungan eksternal mempengaruhi organisasi terhadap
kemampuan organisasi untuk memperoleh sumber daya-sumber daya yang dibutuhkan
untuk memproduksi dan memasarkan berbagai produk.
Faktor internal
organisasi yang mempengaruhi terdiri dari faktor sasaran organisasi, strategi
dan kebijakan, karyawan dan teknologi baru yang terserap ke dalam organisasi.
Faktor eksternal organisasi terdiri dari faktor ekonomi, teknologi, sosial,
budaya dan politik.
Perubahan organisasi yang dipengaruhi
faktor internal bisa dalam bentuk mengganti tujuan atau sasaran dari
pertumbuhan jangka panjang menjadi pencapaian laba jangka pendek yang akan
mempengaruhi perubahan tujuan jangka pendek departemen lain. Jika manajer
puncak memilih strategi pertumbuhan cepat, maka tindakan-tindakan internal
harus dirubah untuk meraih sasaran tersebut, seperti dilakukan pengenalan
proses produksi dengan teknologi baru yang akan mempengaruhi sistem kerja.
Perubahan kebijakan dan prosedur personalia yang akan mempengaruhi motivasi
kerja karyawan. Permintaan-permintaa dari karyawan, serikat pekerja dan produksi
yang tidak efisien juga dapat memunculkan kebutuhan akan pembaharuan.
Kekuatan
eksternal organisasi yang mendorong perubahan seperti kenaikan biaya dan
kelangkaan sumber daya, tingkat persaingan, perubahan pasar konsumen dan pasar
tenaga kerja, perubahan sistem ekonomi dan tingkat suku bunga. Sugito.Pengaruh Manajemen Perubahan
Terhadap kemajuan Perusahaan.Medan. Jurnal Market
Permasalahan dalam Perubahan
Dalam
melakukan perubahan, ada banyak permasalahan yang timbul. Beberapa diantaranya
adalah:
1. Resistensi Individual
Karena persoalan kepribadian,
persepsi, dan kebutuhan, maka individu punya potensi sebagai sumber penolakan
atas perubahan.
2. Kebiasaan .
Kebiasaan
merupakan pola tingkah laku yang dilakukan secara berulang-ulang sepanjang
hidup. Kebiasaan yang dilakukan setiap hari akan membentuk satu pola kehidupan
sehari-hari. Jika perubahan berpengaruh besar terhadap pola kehidupan tadi maka
muncul mekanisme diri, yaitu penolakan.
3. Rasa aman
Jika kondisi sekarang
sudah memberikan rasa aman, dan kita memiliki kebutuhan akan rasa aman relatif
tinggi, maka potensi menolak perubahan pun besar.
4. Faktor ekonomi
Faktor
lain sebagai sumber penolakan atas perubahan adalah soal menurunnya pendapatan.
Contohnya, mengubah cara kerja padat karya ke padat modal memunculkan rasa
tidak aman bagi para pegawai.
5. Takut akan sesuatu yang tidak diketahui
Sebagian
besar perubahan tidak mudah diprediksi hasilnya. Oleh karena itu muncul ketidak
pastian dan keragu-raguan. Kalau kondisi sekarang sudah pasti dan kondisi nanti
setelah perubahan belum pasti, maka orang akan cenderung memilih kondisi
sekarang dan menolak perubahan.
6. Persepsi
Persepsi
cara pandang individu terhadap dunia sekitarnya. Cara pandang ini mempengaruhi
sikap.
Taktik Mengatasi
Penolakan Atas Perubahan
Coch
dan French Jr. mengusulkan ada enam taktik yang bisa dipakai untuk mengatasi
resistensi perubahan
- Pendidikan
dan Komunikasi. Berikan penjelasan secara tuntas tentang latar belakang,
tujuan, akibat, dari diadakannya perubahan kepada semua pihak.
Komunikasikan dalam berbagai macam bentuk. Ceramah, diskusi, laporan,
presentasi, dan bentuk-bentuk lainnya.
- Partisipasi.
Ajak serta semua pihak untuk mengambil keputusan. Pimpinan hanya bertindak
sebagai fasilitator dan motivator. Biarkan anggota organisasi yang
mengambil keputusan
- Memberikan
kemudahan dan dukungan. Jika pegawai takut atau cemas, lakukan konsultasi
atau bahkan terapi. Beri pelatihan-pelatihan. Memang memakan waktu, namun
akan mengurangi tingkat penolakan.
- Negosiasi.
Cara lain yang juga bisa dilakukan adalah melakukan negosiasi dengan
pihak-pihak yang menentang perubahan. Cara ini bisa dilakukan jika yang
menentang mempunyai kekuatan yang tidak kecil. Misalnya dengan serikat
pekerja. Tawarkan alternatif yang bisa memenuhi keinginan mereka
- Manipulasi
dan Kooptasi. Manipulasi adalah menutupi kondisi yang sesungguhnya.
Misalnya memlintir (twisting) fakta agar tampak lebih menarik, tidak
mengutarakan hal yang negatif, sebarkan rumor, dan lain sebagainya.
Kooptasi dilakukan dengan cara memberikan kedudukan penting kepada
pimpinan penentang perubahan dalam mengambil keputusan.
- Paksaan.
Taktik terakhir adalah paksaan. Berikan ancaman dan jatuhkan hukuman bagi siapapun
yang menentang dilakukannya perubahan.
Model Perubahan menurut Lewin/
Schein
Model
Lewin/Schein
1.
Unfreezing stage
Pada tahap ini individu yang
dipengaruhi oleh suatu perubahan system akan cenderung menentang perubahan.
Untuk memotivasi mereka agar mau berubah, diperlukan suatu lingkungan kerja
yang mendukung atau “safe to change work environment”. Karena, individu yang
terlibat dalam perubahan harus yakin bahwa dengan perubahan yang baru akan
meningkatkan kinerja dibandingkan cara yang lama.
2.
Moving Stage
Pada tahap perubahan diperlukan
transfer pengetahuan dan pelatihan. Perubahan belum bisa terwujud apabila
pengetahuan dan keahlian yang diperlukan belum
terpenuhi. Informasi terkait perubahan dalam pekerjaan
juga perlu diasimilasikan dan waktu yang cukup perlu dialokasikan untuk
karyawan mempelajari keahlian dan perilaku yang baru.
3.
Refreezing stage
Contoh
Penerapan Change Management
Proses change management yang dilakukan oleh
Holcim, dengan langkah awal mereka mengomunikasikan ke karyawan mengenai perubahan
yang akan terjadi, tidak sekedar perubahan dasar, tapi lebih pada kebutuhan
akan perubahan. Di sini, karyawan harus dilibatkan agar dapat memahami mengapa perusahaan harus
berubah. Dalam menjalankan change management memang tidaklah mudah. Meski ada nilai baru,
bukan berarti mengubah total budaya yang ada. Terlalu berharga jika
nilai-nilai yang baik dibuang total.
Ambil contoh, keinginan untuk berbagi dan belajar, semangat kerja,
hubungan baik dengan serikat pekerja, dan hubungan dengan komunitas, merupakan
budaya yang sudah ada sebelumnya.
Perubahan
ini bertujuan menjadikan Holcim Indonesia perusahaan bertaraf global. Karena
itu tiap karyawan berpartisipasi dalam program perubahan ini.
Selain itu, ada rasa saling pengertian dalam menjalaninya.Holcim memaparkan. Dalam setiap perubahan kendala
terbesar terletak pada manusianya. Namun, Holcim tidak menganggapnya sebagai
halangan besar. Pihaknya selalu mendorong para karyawan untuk merasakan
perubahan sebagai bagian yang harus dihadapi menuju yang lebih baik.
Holcim menyadari
sistem yang baik saja tidak cukup. Holcim
beranggapan harus
melakukan perubahan perilaku. Di dalam perjalanan mengarahkan karyawan
melakukan perubahan, Holcim sering menghadapi berbagai pertanyaan
karyawan. Umpamanya, “Kalau dengan cara lama kami bisa berjalan, mengapa harus
berubah?” Pertanyaan itu kerap muncul, mengingat mereka sudah menjalankan
budaya kerja sebelumnya selama puluhan tahun.Holcim
berusaha untuk tidak menyangkal budaya yang sudah ada, namun lebih menunjukkan
apa yang akan didapat jika perubahan tersebut dilakukan.Sebagai contoh, penerapan metode safety, setelah dijelaskan ternyata sistem kerja
yang ditawarkan Holcim lebih menjaga keselamatan kerja karyawan dibanding
sebelumnya.
Holcim juga menjelaskan perubahan akan berjalan jika 80% waktu digunakan untuk
mendengarkan, sisanya untuk komunikasi yang baik
dengan karyawan atau konsultan. Pada dasarnya, ada beberapa nilai (value) yang
ingin ditularkan kepada seluruh karyawan, yaitu
aksesabilitas, integritas, transparansi dan kebebasan memilih (freedom of
choice). Saat ini Holcim Indonesia hanya memiliki satu
produk, yaitu Semen Serba Guna. Diakuinya, perubahan nama akan berpengaruh pada
pasar. Untuk itu, pihaknya menjalankan beberapa langkah, misalnya lebih
memperhatikan kualitas produk, harga, jaringan distribusi, dan lain-lain. Holcim percaya
jika pihaknya bisa men-deliver ke konsumen dengan baik, pasar akan percaya pada
produknya. Maka memahami keinginan konsumen bisa dikatakan kunci
bagi Holcim dalam memenangi pasar Indonesia.
Sementara itu, perubahan dalam jaringan
distribusi tidak banyak dilakukan. Saat ini Holcim memiliki 45 distributor
besar yang sudah menjadi mitra bisnis Semen Cibinong sejak dulu. Tentang
perubahan perusahaan berawak 3.300 orang ini juga dikomunikasikan kepada para
distributor. Dengan melakukan pelatihan Ecosym ataueconomic symulation, yakni
bagaimana menjalankan bisnis dengan baik. Dengan cara ini, Holcim merasa
mendapat kepercayaan yang baik dari para distributor. Pelatihan serupa juga
diberikan kepada karyawan. Hanya topiknya yang berbeda, yaitu mengelola
keuangan yang baik.
Kelompok kami beranggapan kunci keberhasilan perubahan di Holcim adalah komitmen.
Komitmen untuk menjalankan sistem, pola dan proses kerja baru diharapkan dapat
lebih baik dibanding sebelumnya. penerapan sistem dan proses kerja, relatif
dapat segera dilaksanakan. Akan tetapi, perubahan mindset karyawan atas sistem dan pola kerja yang baru
akan memerlukan waktu yang tidak sedikit. Layaknya perubahan organisasi,
diperlukan komitmen dan kepemimpinan yang kuat untuk membantu organisasi
berubah — dari budaya kerja yang satu ke yang lain.Di samping itu, yang umumnya
menjadi tantangan dalam setiap proses perubahan adalah faktor manusianya. Biasanya
akan ada resistensi, ketidakpastian, dan kekhawatiran dari karyawan mengenai
perubahan yang dilakukan. Sehingga komunikasi manajemen-karyawan yang terjalin
erat diiringi komitmen untuk menjalankannya, akan membantu organisasi menjalani
proses perubahan dengan baik.
DAFTAR
PUSTAKA
Edgar H. Schein.Models and Toolsfor Stability and Changein Human Systems.,2002
Kurt
Lewin's. Change Theory in the Field and
in the Classroom: Notes Toward a Model of Managed Learning1
Sugito.Pengaruh Manajemen
Perubahan Terhadap kemajuan Perusahaan.Medan. Jurnal Market
http://docsfiles.com/view.php?view=http://wps.pearsoncustom.com/wps/media/objects/6995/7163451/MGT320_Ch02.pdf&keyword=lewin%20schein%20change%20theory&count=
http://www.slideshare.net/batoksay/manajemen-perubahan-17440434
http://www.scribd.com/doc/57064675/15/I-Dimensi-Manusia-dalam-Perubahan
swa.co.id/listed-articles/change-management-ala-holcim-Indonesia
