APLIKASI TEKNOLOGI INFORMASI DALAM BISNIS
Reengineering
Proses Bisnis: Sistem Dasar dan Enterprise Resource Planning (ERP)
REENGINEERING PROSES BISNIS
Design
ulang proses bisnis merupakan salah satu strategi bisnis manajemen. Awal tahun 1990-an banyak konsultan perusahaan telah mengembangkan keahlian
yang kemudian disebut sebagai proses bisnis reengineering; desain ulang bisnis radikal
yang berusaha untuk mencapai
peningkatan dramatis dalam proses bisnis
dengan mempertanyakan asumsi, atau aturan bisnis, yang
mendasari struktur organisasi dan
prosedur.
Hammer
(1990) menganjurkan penggunaan prinsip-prinsip kunci untuk mendesign ulang
proses bisnis :
1.
Mendesign proses
bisnis melalui hasil bukan tugas.
2.
Menetapkan
penggunaan output untuk melakukan proses.
3.
Mengintegrasikan
proses informasi ke dalam pekerjaan yang menghasilkan informasi.
4.
Menciptakan perusahaan virtual dengan memperlakukan sumber daya didistribusikan secara geografis seperti seolah-olah
mereka tersentralisasi.
5.
Menghubungkan
kegiatan pararel, bukan mengintegrasikan hasil mereka.
6. Memiliki orang-orang yang melakukan
pekerjaan membuat semua keputusan
dan membiarkan kontrol dibangun ke dalam sistem pemantau
SISTEM DASAR
Istilah system
dapat digunakan untuk mengacu pada sistem informasi dengan hardware, software,
dan komponen telekomunikasi atau merujuk pada sesuatu yang lebih luas daripada sistem
informasi. Sebagai contoh, perspektif sistem membantu kita untuk memahami
hubungan yang kompleks antara unit bisnis dan berbagai tipe kejadian yang
berbeda dalam suatu organisasi, sehingga ketika kita mengubah satu aspek bisnis
kita dapat mengantisipasi dampaknya terhadap bisnis tersebut. Kemampuan untuk
mengelola sistem organisasi sebagai proses yang saling berhubungan sangat
penting untuk kesuksesan lingkungan bisnis yang berubah sangat cepat sekarang
ini.
Manager dituntut untuk
memainkan peran utama dalam tim proyek sistem bersama dengan sistem informasi
internal (Internal Information System) dan atau vendor luar dan konsultan, dan
salah satu peran utama mereka adalah membantu menyediakan perspektif sistem
dalam bisnis. Bisnis dan manager teknologi harus bekerjasama untuk menentukan
lingkup yang paling tepat untuk proyek sistem dalam memenuhi kebutuhan bisnis
serta persyaratan bisnis untuk pengembalian keuangan investasi teknologi
informasi.
Tujuh
elemen sistem umum secara singkat dibagi sebagai berikut :
1.
Batas (Boundary), penggambaran unsur-unsur (seperti komponen dan penyimpanan) yang berada dalam sistem yang dianalisis dan
yang berada di luar; diasumsikan unsur yang berada di dalam lebih mudah diubah
dan dikendalikan daripada yang berada di luar.
2.
Lingkungan (Environment), segala sesuatu yang berada di luar; lingkungan memberikan asumsi, kendala,
dan input ke dalam sistem.
3.
Masukan (Input), sumber-sumber (seperti data, bahan, pasokan, energi) dari lingkungan yang
dikonsumsi dan dimanipulasi dalam sistem.
4.
Keluaran (Output), sumber-sumber atau produk (informasi, laporan, dokumen, layar,
bahan-bahan) yang memberikan kepada lingkungan melalui aktivitas-aktivitas
dalam sistem.
5.
Komponen-komponen (Components), aktivitas-aktivitas atau proses dalam sistem yang mengubah masukan ke dalam
bentuk peralihan atau yang menghasilkan sistem output; komponen juga dianggap
sebagai sistem bagi mereka sendiri, dalam hal ini disebut sebagai subsistem
atau modul.
6.
Pertemuan (Interface), tempat dimana dua komponen atau sistem dan lingkungannya dipertemukan atau
diperhadapkan, sistem seringkali membutuhkan sub komponen khusus pada interface
untuk menyaring, menterjemahkan, menyimpan, dan mengkoreksi apapun alurnya
melalui interface.
7.
Penyimpanan (Storage), daerah cakupan digunakan sebagai tempat penyimpanan informasi sementara dan
permanen, energi, material, dan sebagainya; penyimpanan menyediakan penyangga
antara komponen sistem yang memungkinkan mereka untuk bekerja pada tingkat atau
waktu yang berbeda dan memungkinkan komponen yang berbeda untuk membagi sumber
data yang sama.
ORGANISASI
SEBAGAI SISTEM
Beberapa
rerangka yang berguna ada untuk merumuskan bagaimana sistem informasi masuk ke
dalam sistem organisasi. Komponen-komponen yang ada dalam organisasi harus
bekerja dengan memperhatikan keseluruhan organisasi untuk menjadi efektif:
orang-orang, teknologi informasi, proses bisnis, dan struktur organisasi. Jika
ada perubahan TI yang dibuat dalam organisasi-seperti pengenalan aplikasi
software baru-maka perubahan ini mungkin akan mempengaruhi tiga komponen yang
lain. Setiap kita merubah satu atau lebih karakteristik dari keempat komponen
tersebut, kita harus mempertimbangkan kompensasi perubahan lainnya.
PROSES DAN TEKNIK UNTUK MENGEMBANGKAN SISTEM NFORMASI
Tiga fase umum model siklus hidup
pengembangan sistem: Definisi, Konstruksi, dan Implementasi. Melalui berbagai
pengembangan tersebut, beberapa dengan fase yang lebih baik, tiga fase ini
menangkap pentingnya sistem informasi dan partisipasi manajer bisnis.
Dalam fase Definsi, pengguna akhir
dan analisis sistem melakukan analisis multistep dari bisnis yang ada dan
sistem informasi atau sistem dalam area yang menjadi fokus. Fase ini adalah
usaha cooperative antara bisnis dan profesional sistem. Melakukan fase ini
dengan benar dapat memiliki dampak signifikan pada penggunaan kompetitif
teknologi informasi.
Fase Konstruksi memerlukan
perancangan, pembangunan, dan uji coba sistem yang memenuhi persyaratan yang
dikembangkan dalam fase Definsi. Para pengguna memainkan peran utama dalam
penerimaan uji coba untuk memverifikasi persyaratan sistem bisnis yang telah
mereka penuhi.
Dalam fase Implementasi, manager
bisnis dan profesional internal sistem bekerjasama untuk menginstal sistem
baru, yang melibatkan konversi data dan prosedur dari sistem lama. Fase ini
melibatkan training staff dalam prosedur baru dan software seperti operasi dan
pemeliharaan berkelanjutan sistem.
Bagian peralatan yang telah muncul
pada kebutuhan sistem dokumen dan persyaratan, fitur fungsional dan ketergantungan,
dan keputusan design. Disebut sebagai teknik struktur, teknik-teknik tersebut
ada untuk semua fase proses pengembangan
sistem dan banyak variasi telah muncul. Teknik-teknik tersebut membuat
persyaratan sistem dan design jelas, tepat, dan konsisten pada semua bagian
yang terlibat dalam sistem. Sebagai tambahan, teknik-teknik dapat diwujudkan
dalam pendekatan yang disebut sebagai metodologi pengembangan sistem. Sebuah
metodologi adalah rerangka yang berisi pedoman, proses, peralatan, dan teknik
untuk mengelola aplikasi pengetahuan dan ketrampilan untuk mengatasi semua
bagian dari isu bisnis.
Pendekatan utama yang muncul untuk
membangun sistem adalah:
1. Orientasi Prosedural; secara historis yang
paling umum, karena mereka tepat mewakili sebagian besar kegiatan usaha. Sistem
ini meliputi orientasi data secara urut, aktivitas berorientasi proses.
2. Orientasi Objek; relatif baru bagi
pengembangan sistem yang sering kali digunakan pada prototyping-seperti
metodologi.
PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI UNTUK MEMINIMUNKAN RESIKO
Secara umum sistem pengamanan resiko
meliputi hal-hal sebagai berikut :
1.
Resiko
dari tindakan kriminal
2.
Resiko
karena perubahan staff dan kekurangan
proyek manajemen
3.
Resiko
dari bencana alam
Semua resiko tersebut tidak hanya
memiliki potensi mengecewakan pelanggan tetapi juga menjadi biaya bisnis untuk
perbaikan kesalahan. Di sana juga ada resiko potensi kehilangan yang
diakibatkan karena perkara hukum dan pemberitaan negatif, yang seringkali
vendor terbesar di dunia tidak menginginkannya.
Mekanisme pengendalian meliputi
kebijakan manajemen, prosedur operasi, dan fungsi audit. Beberapa aspek
pengendalian dapat dibangun menjadi sistem informasi itu sendiri, mengingat
hasil praktik bisnis sehari-hari dan keputusan manajemen. Pengendalian sistem
informasi, sebagai contoh, diperlukan untuk memelihara integritas data, memungkinkan
akses hanya orang yang berotorisasi, mendorong operasi sistem yang cocok, dan
melindungi kesalahan fungsi, dan bencana. Melalui proses pengembangan,
keperluan pengendalian khusus dan mekanisme pengendalian dikembangkan melalui
kebutuhan tersebut. Beberapa mekanisme dimplemantasikan selama perancangan
sistem, coding, atau implementasi. Bagian lain operasi rutin sistem, seperti
backup dan pengendalian otorisasi dan masih banyak lagi yang lainnya melibatkan
penggunaan praktik bisnis manual dan kebijakan manajemen, seperti sistem audit
formal.
Pengendalian pengamanan berhubungan
dengan infrastruktur teknologi-seperti backup supply energi, pengendalian akses
jaringan dan proteksi kebakaran. Beberapa teknologi baru, seperti peralatan
software untuk uji sistem, telah meningkatkan proses pengendalian organisasi,
dimana teknologi baru lain (seperti aplikasi web) telah memperkenalkan resiko
pengendalian baru.
ENTERPRISE RESOURCE PLANNING
(ERP)
ERP
banyak menjadi impian banyak perusahaan, bila sebuah perusahaan seluruh
departemennya terkomputerisasi, terkoneksi dan saling terintegrasi. Dari mulai
top-level manajemen, sebut saja sang Direktur akan mudah memantau hasil dari
seluruh aktifitas perusahaan cukup dari notebook atau gadget-nya. Para staff
ahli di midlevel manajemen, juga dengan mudah menganalisa data untuk membuat
rencana yang lebih akurat. Sebagai contoh : ada sebuah perusahaan manufaktur
dengan produk sabun yang beraneka ragam, misalnya sabun mandi, shampoo, sabun
cuci baju, sabun pembersih piring, sabun pembersih lantai, dan sebagainya. Jika
sistem ERP berhasil dibangun, maka perusahaan akan dapat mencapai keuntungan
strategis dan maksimal. Untuk membangunnya, bisa dimulai dari subsistem yang
kecil. Bisa saja ini dimulai dari integrasi sistem informasi pada departemen
Sumber Daya Manusia, kemudian departemen Keuangan, Akuntansi dan akhirnya
merambat ke seluruh departemen. Langkah berikutnya, memulai mengintegrasikan seluruh
sub-sistem tersebut dan jadilah sebuah sistem informasi besar (Enterprise).
Sistem Informasi Enterprise ini, mempunyai istilah resmi yang disebut dengan
Sistem ERP (Enterprise Resource Planning). Dalam bahasa Indonesia, biasa
diterjemahkan menjadi Sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan.
(ERP)
merupakan suatu metode mengatur seluruh proses bisnis yang ada dalam suatu
perusahaan dengan suatu arsitektur perangkat lunak yang berjalan dalam waktu
nyata, baik itu menyangkut otomasi back-end office system, front-end office
system, maupun dalam hal peningkatan efisiensi, kualitas dan produktifitas
serta keuntungan (Turbanet. al, John Wiley & Sons, Inc. 2004).
INTEGRASI ANTARA ERP, SCM, DAN CRM
ERP
terfokus pada Back Office, jadi sistem ini tidak melibatkan publik, pelanggan
maupun supplier. Urusan pelanggan dikelola oleh sistem CRM dan urusan supplier
dikelola oleh sistem SCM. Sesuai dengan fungsi bisnis
(Financial, Accounting, Human Resource, Sales, dan Marketing,
Manufactur/Operational), ERP harus dapat mendukung seluruh aktifitas mereka.
Terdapat beberapa subset dari enterprise sistem yaitu; Bussiness Intelegence
(BI), Supply Chain Management (SCM), Enterprise Reource Planing (ERP) dan
Customer Relationship Management (CRM).
SUPPLY CHAIN MANAGEMENT (SCM)
Manajemen Rantai Supply adalah koordinasi dari bahan,
informasi dan arus keuangan antara perusahaan yang berpartisipasi. Manajemen
rantai supply bisa juga berarti seluruh jenis kegiatan komoditas dasar hingga
penjualan produk akhir ke konsumen untuk mendaur ulang produk yang sudah
dipakai. Arus material melibatkan
arus produk fisik dari pemasok sampai konsumen melalui rantai, sama baiknya
dengan arus balik dari retur produk, layanan, daur ulang dan pembuangan. Arus informasi meliputi ramalan permintaan,
transmisi pesanan dan laporan status pesanan, arus ini berjalan dua arah antara
konsumen akhir dan penyedia material mentah. Arus keuangan meliputi informasi
kartu kredit, syarat-syarat kredit, jadwal pembayaran dalam penetapan
kepemilikandan pengiriman. (Kalakota, 2000, h198)
Menurut
Turban, Rainer, Porter (2004, h321), terdapat 3 macam komponen rantai suplai,
yaitu:
1.
Rantai
Supply Hulu/Upstream Supply Chain. Bagian upstream (hulu) supply chain meliputi aktivitas dari suatu
perusahaan manufaktur dengan para penyalurannya (yang mana dapat manufaktur,
assembler, atau kedua-duanya) dan koneksi mereka kepada pada penyalur mereka
(para penyalur second-trier). Hubungan para penyalur dapat diperluas kepada
beberapa strata, semua jalan dari asal material (contohnya bijih tambang,
pertumbuhan tanaman). Di dalam upstream supply chain, aktivitas yang utama
adalah pengadaan.
2.
Manajemen
Internal Supply Rantai/Internal Supply Chain Management. Bagian dari internal supply chain meliputi semua
proses pemasukan barang ke gudang yang digunakan dalam mentransformasikan
masukan dari para penyalur ke dalam keluaran organisasi itu. Hal ini meluas
dari waktu masukan masuk ke dalam organisasi. Di dalam rantai supply internal,
perhatian yang utama adalah manajemen produksi, pabrikasi, dan pengendalian
persediaan.
3.
Segmen
Rantai Supply Hilir/Downstream Supply
Chain Segment. Downstream (arah
muara) supply chain meliputi semua aktivitas yang melibatkan pengiriman produk
kepada pelanggan akhir. Di dalam downstream supply chain, perhatian
diarahkan pada distribusi, pergudangan, transportasi, dan after-sales-service.
Permasalahan Manajemen Supply Rantai
Manajemen
suplai rantai harus memasukan problem dibawah:
1.
Distribusi Konfigurasi Jaringan: jumlah dan
lokasi supplier, fasilitas produksi, pusat distribusi ( Distribution Centre/D.C.),
gudang dan pelanggan.
2. Strategi Distribusi: sentralisasi atau
desentralisasi, pengapalan langsung, berlabuh silang, strategi menarik atau
mendorong, logistik orang ke tiga.
3. Informasi: sistem terintregasi dan proses melalui
rantai supply untuk membagi informasi berharga, termasuk permintaan sinyal,
perkiraan, inventaris dan transportasi dan sebagainya.
4. Manajemen Inventaris: kuantitas dan lokasi
dari inventaris termasuk barang mentah, proses kerja, dan barang jadi.
5. Aliran dana: mengatur syarat pembayaran
dan metodologi untuk menukar dana melewati entitas di dalam rantai supply.
Eksekusi
rantai supply ialah mengatur dan koordinasi pergerakan material, informasi, dan
dana di antara rantai supply tersebut. Alurnya sendiri dua arah.
Aktivitas/Fungsi
Manajemen Rantai
Supply ialah pendekatan antar fungsi (cross
functional) untuk mengatur pergerakan material mentah ke dalam sebuah
organisasi dan pergerakan dari barang jadi keluar organisasi menuju konsumen
akhir. Sebagaimana korporasi lebih fokus dalam kompetensi inti dan lebih
fleksibel, mereka harus mengurangi kepemilikan mereka atas sumber material
mentah dan kanal distribusi. Fungsi ini meningkat menjadi kekurangan sumber ke
perusahaan lain yang terlibat dalam memuaskan permintaan konsumen, sementara
mengurangi kontrol manajemen dari logistik harian. Pengendalian lebih sedikit
dan partner rantai supply menuju ke pembuatan konsep rantai supply. Tujuan dari
manajemen rantai supply ialah meningkatkan kepercayaan dan kolaborasi di antara
rekanan rantai supply, dan meningkatkan inventaris dan meningkatkan percepatan
persediaan.
Customer Relationship Management (CRM)
Customer Relationship
Management (CRM) merupakan salah satu subset dari Enterprise System yang
mengelola hubungan antara perusahaan dan pelanggan. Tujuan penerapan CRM dalam
perusahaan adalah menjalin hubungan lebih dekat dengan pelanggan secara efektif
dan efisien. Dengan adanya CRM pada perusahaan diharapkan dapat meminimalkan biaya
pengeluaran dan timbal balik dari pelanggan dapat dijadikan bahan evaluasi
produk serta meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan. Sehingga hal ini
berpengaruh terhadap penentuan model Bussiness Intelegence (BI), Supply Chain
Management (SCM) dan Enterprise Resource Planing (ERP) yang diterapkan.
Terdapat beberapa elemen fungsi pendukung yang berpengaruh
dalam CRM yaitu Sales Force Automation (SFA), marketing dan customer service.
SFA dalam sistem CRM dapat membuat penjualan lebih fokus dan produktif dalam
menggali potensi pelanggan terhadap penjualan produk. Fungsi SFA menyediakan data prospek penjualan,
informasi kontak pelanggan dan informasi produk. Semua informasi tersebut
terintegrasi sehingga memudahkan dalam presentasi secara personal kepada pelanggan.
Sistem CRM memudahkan dalam analisis yang didapat dari data-data
pelanggan sehingga mengoptimalkan model sistem untuk keperluan pemasaran.
Terdapat beberapa model pemasaran diantaranya Cross-selling, Up-selling dan
bundling. Cross-selling yaitu model pemasaran yang lebih mengacu pada produk
pelengkap untuk pelanggan. Up-selling yaitu pemasaran produk-produk bernilai
tinggi atau layanan kepada pelanggan baru atau yang sudah ada. Bundling adalah
metode penggabungan beberapa produk yang berhubungan dengan produk utama yang
dibutuhkan oleh pelanggan.
Fungsi customer
service pada sistem CRM yaitu menyediakan informasi dan tools untuk membuat
call center, help desk dan staff pelayanan pelanggan menjadi lebih efisien.
Salah satu tools yang paling penting dalam pelayanan pelanggan adalah call
center yang merupakan hubungan langsung antara perusahaan dengan pelanggan.
Selain itu E-mail dan sistem respon otomatis sangat membantu dalam menjawab
pertanyaan dari pelanggan, contohnya untuk konfirmasi pembelian produk. Dengan
penerapan sistem Frequently Asked Questions (FAQs) menyediakan informasi berupa
jawaban mengenai pertanyaan yang sering ditanyakan oleh para pelanggan serta
mengurangi tingkat interaksi secara langsung.
Referensi :
Rainer,R.K.,
Turban, E.,and Potter, R.E., 2007. Introduction to Information System ;
Supporting and Transforming Business. John Willey & Sons,inc. Hoboken,
USA.
ERP: Fungsi Bisnis
Perlu
kita sadari bahwa sistem ERP tidak akan memperbaiki fungsi organisasi dalam
waktu semalam. Harapan tinggi untuk mencapai penghematan biaya dan peningkatan
pelayanan sangat tergantung pada seberapa baik sistem ERP yang dipilih dan
dibangun. Apakah mereka sesuai dengan fungsi organisasi dan cocok dengan jenis
bisnis, budaya IT, strategi, dan struktur organisasi.
DAFTAR
PUSTAKA
Brown, C.V., D.W.
DeHayes, J.A. Hoffer, E.W. Martin, and W.C. Perkins.2012. Managing Information Tecnology. Sixth edition.,
Prentice-Hall, International Edition.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar